როგორ დავწეროთ ეფექტური ელ.წერილი

ელ.წერილის დაწერის 9 წესი, რომლებზეც პასუხის გაცემა მარტივია

ბევრ ჩვენგანს არ უსწავლია წერილების წერა სკოლაში, მაგრამ წერილების დაწერის ცოდნა ფასდაუდებელი უნარია სამუშაო ადგილზე. ეს განსაკუთრებით ეხება მათ, ვინც მუშაობს (ან ეძებს) დისტანციურ სამუშაოს. Გვერდით კარგი ტელეფონის ეტიკეტი , ალბათ არ არის ისეთი მნიშვნელოვანი უნარი, როგორც ელფოსტა, როდესაც საქმე ეხება სამუშაოს სახლში სამუშაოს მიღებას და შენარჩუნებას.

კარგად დაწერილი ელ.წერილი მიმღებს უადვილებს მისი გზავნილის გაგებას და მის მიხედვით მოქმედებას. სამუშაოს ძიებისას ელფოსტა შეიძლება წინ უსწრებდეს ან თუნდაც შეცვალოს პირისპირ პირველი შთაბეჭდილება, ამიტომ სწორი პუნქტუაცია და თანმიმდევრული შეტყობინება არის მთავარი. და სამუშაოზე, გაურკვეველი ელ.წერილი იწვევს დაბნეულობას და შეფერხებებს. მიჰყევით ამ რჩევებს, რომ დაწეროთ ეფექტური წერილები კოლეგებს, კლიენტებს, პოტენციურ კლიენტებს, დაქირავების მენეჯერებს და მეგობრებსა და ოჯახს.

პირველ რიგში, განიხილეთ შეტყობინება და მიმღები

მარკ რომანელი / გეტის სურათები

ელ.წერილი უნდა დაიწყოს თქვენს გონებაში და არა კლავიატურაზე თითებით. იმისათვის, რომ ელ.წერილი ეფექტურად დაწეროთ, პირველ რიგში, გაითვალისწინეთ რატომ წერ. როგორი პასუხი გინდა? რა გზავნილის გაცემა გსურთ? თუ თქვენ ითხოვთ ინფორმაციას, განაცხადებთ სამუშაოზე ან ითხოვთ სამუშაოს გახსნის შესახებ, დარწმუნდით, რომ თქვენი მოთხოვნა ქმედების შესახებ მიმღების მხრიდან ნათელია.

შემდეგი, განიხილეთ მიმღების თვალსაზრისი. რა ინფორმაცია სჭირდებათ მათ მოქმედების ან თქვენი შეტყობინების გასაგებად? მიეცით საჭირო (მაგრამ არა გადაჭარბებული) ძირითადი ინფორმაცია. ასევე, გახსოვდეთ შესაბამისი ეტიკეტი ამ კონკრეტული მიმღებისთვის. სმაილიკები და აბრევიატურები, როგორიცაა OMG ან LOL, არ არის შესაფერისი სამუშაო აპლიკაციებისთვის და ბიზნეს ელფოსტის უმეტესობისთვის.

დაწერეთ აღწერითი ელ.ფოსტის თემის ხაზი

როდესაც წერთ ელ.წერილს, ნუ დაწერთ მასში რაიმე ბუნდოვანს საგნის ხაზი მოსწონს „გამარჯობა“ ან „სამუშაო სამუშაო სახლში“ ან დატოვეთ ცარიელი. ელფოსტას ამ ტიპის სათაურით აქვს კარგი შანსი, აღმოჩნდეს მიმღების სპამის ყუთში ან უბრალოდ იგნორირებული იყოს. თუ ვაკანსიაზე განაცხადებთ, სათაურის ველში მიუთითეთ პოზიციის დასახელება. თუ ელ.წერილი არის კოლეგას, გააკეთეთ თქვენი სათაურის ხაზი მოკლე ფრაზად, რომელიც აჯამებს შეტყობინების მიზანს.

აღწერილობითი თემის დაწერის კიდევ ერთი უპირატესობა ის არის, რომ თქვენთვის უფრო ადვილი იქნება თქვენს შემოსულებში პოვნა, თუ მოგვიანებით დაგჭირდებათ მისი ძებნა. ელ.ფოსტის სტრიქონი, როგორიცაა „კითხვა“ არ იქნება გამოსადეგი.

მიესალმეთ მიმღებს სათანადოდ

თუ იცით თქვენი მიმღების სახელი, მაგრამ პირადად არ იცით ისინი, მისალმება სათაურის გამოყენებით, მაგ. ძვირფასო ქალბატონო ბრუნელი. (გამოიყენეთ ქალბატონი ქალებისთვის, როდესაც გაურკვეველია არის თუ არა ქალბატონი ან მის.) თუ არ ხართ დარწმუნებული სქესის შესახებ, უბრალოდ გამოიყენეთ სახელი და გვარი, ანუ ძვირფასო კრის სმიტი. თუ არ იცით პიროვნების სახელი, დაიწყეთ თქვენი ელ.წერილი მისალმების გარეშე ან გამოიყენეთ მარტივი მისალმება, მაგ. გამარჯობა, მოგესალმებით, ძვირფასო მენეჯერო და ა.შ.

თუ ელ.წერილი არის კოლეგას ან ვინმეს, ვისაც იცნობთ, გამოიყენეთ სახელი, რომელსაც გამოიყენებდით პირადად ან ტელეფონით.

გამოიყენეთ სწორი გრამატიკა და პუნქტუაცია

ძალიან მნიშვნელოვანია ელ.წერილში სწორი გრამატიკის გამოყენება. შეგნებულად თუ ქვეცნობიერად, მკითხველები აჯარიმებენ გამომგზავნს გრამატიკული შეცდომების გამო.

Run-On წინადადებები - როცა წერილს წერთ, ნუ დაზოგავთ პერიოდებს. ეს მცირე პაუზა მკითხველს აძლევს დროს, გაიაზრონ სიტყვების მნიშვნელობა. მოკლე წინადადებები ამ მცირე პაუზების მეტ საშუალებას იძლევა. დაარღვიე გრძელი წინადადებები მაშინაც კი, როდესაც ისინი ტექნიკურად არ არის გაშვებული წინადადებები.
მძიმეები - ძალიან ცოტა ან ძალიან ბევრი მძიმეები შეიძლება დამაბნეველი იყოს. ისწავლეთ მძიმის სწორად გამოყენება.
საგანი-ზმნის შეთანხმება - ამ ტიპის შეცდომის მქონე წინადადებები არის წითელი დროშები დამსაქმებლებისთვის, რომლებიც ეძებენ კანდიდატებს კარგი კომუნიკაციის უნარებით. გადახედეთ სუბიექტ-ზმნის შეთანხმების წესებს.

შეამოწმეთ მართლწერა და კაპიტალიზაცია

გამოიყენეთ მართლწერის შემოწმება, მაგრამ არ დაეყრდნოთ მას. მართლწერის შემმოწმებელი ვერ დაიჭერს 'ისინი'-ს 'the'-ს ან 'იქ'-ს 'მათი'-ით, და ამ ტიპის შეცდომა მიუთითებს დაუდევრობაზე. არ გამოიყენოთ ტექსტური აბრევიატურები, როგორიცაა 'u' 'თქვენ' ან 'tho' 'თუმცა'.

გამოიყენეთ სწორი კაპიტალიზაცია. ადამიანთა უმეტესობამ იცის წინადადების დასაწყისის და შესაბამისი არსებითი სახელების დიდი ასოების დაწერა, მაგრამ ბევრმა ამას ვერ აკეთებს ელ.წერილში. აჩვენეთ, რომ წინააღმდეგი არ ხართ დახარჯოთ წამის ეს დამატებითი ნაწილი Shift ღილაკზე დასაჭერად. მეორეს მხრივ, ზედმეტმა დიდმა ასომ შეიძლება გადაიტანოს მკითხველის ყურადღება. მოერიდეთ ფრაზების ყველა კაპიტალურ დაწერას (რომელსაც ბევრი ინტერპრეტაციას უწოდებს, როგორც პირადად ყვირილის ეკვივალენტს) და ასევე, მხოლოდ ხაზგასმისთვის, სიტყვების პირველი ასოების დაწერა, რომლებიც არ არის წინადადების დასაწყისში ან შესაბამისი სახელები.

გამოიყენეთ მარტივი ფორმატირება ელფოსტაში

გახსოვდეთ, რომ ელექტრონული ფოსტის პროგრამები ყველა განსხვავებულად არის ნაჩვენები. ის, რაც თქვენს ეკრანზე იდეალურად გასწორებულად გამოიყურება, შეიძლება ერთად იყოს სხვის ეკრანზე. ამ მიზეზით, მოერიდეთ ელფოსტაში მაღალფორმატირებული ტექსტის დამუშავების დოკუმენტის ჩასმას, როგორიცაა რეზიუმე ან სამოტივაციო წერილი. გამოიყენეთ დოკუმენტები, რომლებიც დაწერილია უბრალო ტექსტის ფორმატში.

გააკეთეთ აბზაცები მოკლედ. პერიოდების მსგავსად, აბზაცის შესვენება მკითხველის თვალს მოსვენებას აძლევს. ვინმე, ვინც კითხულობს ელ.წერილს მობილურ ტელეფონზე, ისარგებლებს მოკლე აბზაცებით. მაგრამ ფრთხილად იყავით და მაინც დაიცავით ძირითადი წესები აბზაცებთან დაკავშირებით.

იყავი ლაკონური

მეანდერული ელ.წერილები, რომლებიც ამარტივებს პუნქტს, იდება და საბოლოოდ დავიწყებულია. ან უარესი, ისინი შეიძლება არასწორად გაიგონ. ნათელი გახადე შენი მიზანი, მოკლე ენის გამოყენებით .

გამორიცხეთ სიტყვიერება - დაწერეთ აქტიური ზმნებით. 'ჯეკმა გამომიგზავნა ფორმები' იყენებს აქტიურ ზმნას. 'ფორმები გამომიგზავნა ჯეკმა' პასიურია. პასიური ფორმა მხოლოდ რამდენიმე სიტყვას იყენებს, მაგრამ მატულობს. უფრო მეტიც, ის მოითხოვს მკითხველს იდეების გადალაგებას თავის თავში.
გამყარებაში წერტილი - გაუწიეთ ცდუნებას დაუმატოთ ზედმეტი ინფორმაცია ან იდეები. შეინახეთ ეს სხვა ელფოსტისთვის.
გამოიყენეთ Bullet Points - ეს თქვენს მკითხველს საშუალებას აძლევს გამოიყენოს ვიზუალური მინიშნებები მნიშვნელოვანის გასაგებად. მაგრამ თუ ეჭვი გეპარებათ, თუ როგორ გამოჩნდება ტყვიები, გამოიყენეთ ვარსკვლავი ან დეფისი ტყვიების შესაქმნელად.

მოაწერეთ ელფოსტა სათანადოდ

თუ თქვენი ელფოსტა ნაგულისხმევად არის ა სტანდარტული ხელმოწერა , დარწმუნდით, რომ ეს შეესაბამება კონკრეტულ ელფოსტას, რომელსაც აგზავნით. ხელმოწერები პოლიტიკური განცხადებებით ან თქვენი შვილების სახელები და ასაკი კარგია პირადი ელფოსტისთვის, მაგრამ სამუშაოსთვის გამოიყენეთ ნაკლებად პირადი ხელმოწერა. თქვენი სამუშაოდან და თქვენი დამსაქმებლის მიხედვით, თქვენ კვლავ შეგიძლიათ თქვენი ელ.ფოსტის ხელმოწერის პერსონალიზაცია ციტატით. აირჩიეთ რაიმე არასადავო. თუ თქვენ ითხოვთ სამუშაოს შესახებ, გამოიყენეთ თქვენი ხელმოწერა შესაბამისი საკონტაქტო ინფორმაციის მისაცემად ყოველგვარი ციტატების ან დამატებითი პერსონალიზაციის გარეშე.

ხელახლა წაკითხვა/გადაფიქრება გაგზავნამდე დაჭერამდე

გადაამოწმეთ ორთოგრაფიული და პუნქტუაციის შეცდომები, სანამ დააჭერთ გაგზავნას. თუ სამუშაო აპლიკაციის ელფოსტაში იპოვით შეცდომას, გაასწორეთ და ხელახლა წაიკითხეთ სანამ დააწკაპუნებთ გაგზავნაზე. მაგრამ ასევე გადაიკითხეთ შინაარსი. თუ თქვენი ელ.წერილი გრძელია, იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ გახადოთ ის უფრო ლაკონური. და თუ თქვენი ელფოსტა საკამათოა ან დაწერილია გაბრაზებით, დააჭირეთ შენახვა, არ გაგზავნოთ. დაბრუნდით მას რამდენიმე საათის ან ერთი დღის შემდეგ და ნახეთ, კიდევ გსურთ თუ არა გაგზავნა.

ეს შეიძლება ბევრი რამ ჟღერდეს ელ.ფოსტის გაგზავნამდე, მაგრამ თუ თქვენ აგზავნით ეფექტურ წერილებს და უფრო ეფექტურად აწყობთ თქვენს ელფოსტას, აღმოაჩენთ, რომ რეალურად მეტი დრო გაქვთ და არა ნაკლები.